¡Pon en orden todas tus cosas! Getting Things Done

Si tienes demasiadas cosas que hacer como para leer este post, realmente necesitas leerlo. Cosas, muchas cosas, las cosas nos invaden y nos hunden en las tinieblas. Getting things done es una técnica de organización descrita en el libro con el mismo nombre de David Allen. Se basa en eliminar las tareas de la cabeza, no pensar en ellas, no organizarnos!.

Usualmente, si eres como yo, estarás continuamente pensando qué debes de hacer, y mientras haces algo a la vez en paralelo piensas qué siguiente tareas tienes, y después de esa, cual más, etc… Este proceso se repite a lo largo del día continuamente, lo que conlleva a un continuo gasto de energía intentando organizarnos y decidiendo qué hacer y, además, aún así, seguro que algo se te olvidará. GTD te fuerza a que dejes de hacer eso de una puñetera vez. Define un proceso de planificación muy simple e intuitivo, basado en estos pasos:

  1. Recolectar
  2. Procesar
  3. Organizar
  4. Revisar
  5. Hacer

Ya está, no hay más. ¿Qué narices significa eso? Por ahora no he dicho nada, todo vaporware que se podría decir, ¡vamos al tajo!. (1) Recolectar, este punto es simple, todas las cosas que nos lleguen las recolectamos, nos pueden llegar por email, por nuestro jefe del trabajo, una idea que hemos tenido mientras dormíamos, algo que nos han dicho por teléfono, etc… (2) Procesar, todas estas entradas tenemos que procesarlas y decidir qué hacer con ellas, ¿lo hacemos ya?, ¿delegamos?, ¿relegamos?, ¿lo mandamos a la mierda?… (3) Organizar, he aquí un punto clave, ¡contextos!, cada cosa debemos asociarla a un contexto. Un contexto puede definirse por el conjunto de herramientas disponibles o la presencia de individuos o grupos a los cuales se pertenece. Por ejemplo, trabajo, ordenador, cocina, amigos, offline. Además tendremos una jerarquía parar ordenar las cosas en cuanto a cuando se deben de hacer (el orden).

  • Siguiente acción: lista de cosas que se deben de hacer, organizada a su vez por contextos.
  • Proyectos: lista de tareas que requieren más de una.
  • Esperando a: tareas que han sido delegadas y esperamos una respuesta.
  • Algún día/Quizás: tareas que quizá hagamos algún día (y pasarían a ser un proyecto), por ejemplo Dominar el mundo.

(4) Revisar, tenemos las cosas recolectadas, procesadas y organizadas; ahora nos queda consumir dicha información, al revisarlas miraremos nuestra lista de siguiente acción por contexto (si estoy en el trabajo, miraré el contexto “trabajo”, sin preocuparme, por ejemplo, del contexto cocina donde tendré la lista de la siguiente compra), en caso de no tener ninguna siguiente acción, habría que realizar los pasos anteriores para situar nuevos elementos en esta lista (ya sean nuevos recolectados o moviendo subtareas de los proyectos definidos a la lista de siguiente acción). (5) Hacer, esta es la parte dura, donde toca hacer cosas, pero esta vez sin tener que pensar en qué tendremos que hacer lo siguiente, pues nuestro sistema GTD nos dirá por arte de magia que es lo que debemos hacer, nosotros somos unos mandaos.


A continuación pongo un esquema (que no sé de dónde lo he pillado) que he modificado ligeramente explicando el proceso concreto que sigo actualmente.

Esquema GTD

La clave es la definición correcta de los contextos, si en tu trabajo tratas con múltiples clientes o empresas, posiblemente te interese un contexto para cada uno. Si en tu trabajo tienes roles claramente diferenciados, ahí tienes un par obviamente. Deben de ser lo suficientemente abstractos para que puedas relacionarlos con todas las cosas que tienes que llegar a realizar y no ser demasiado concretos (por ejemplo dividir el contexto “ordenador” en “email”, “navegar”, “imprimir”, “programar”, es estúpido de cojones y hará que toda esta metodología sirva tanto como SOAP, es decir, para nada).

Otro punto clave es la elección de la herramienta a usar. Podemos optar desde una libreta que nos cabe en cualquier bolsillo, a aplicaciones Web o de escritorio, pasando por simples ficheros de texto o el uso de nuestro movil (o pda). Este es un tema muy personal y en el que todavía trato de buscar cosas, pero el factor a tener en cuenta es escoger la manera más rápida y cómoda que se adapte a ti. Si estas, como yo, todo el puto día con un teclado entre tus manos, posiblemente la opción de aplicaciones sea lo mejor, si estás moviéndote de un lado a otro y tienes un móvil o pda decente puedes usar una aplicación para éste, o si te sientes cómodo con tu boli en mano y tu libreta, ahí lo tienes.

Llevo pocos días usando esta técnica, y por ahora, a pesar de que todavía trato de adaptarla a mis particularidades, está siendo muy, pero que muy útil y beneficiosa, y eso que ahora mismo no es que tenga excesivo trabajo que hacer en general. Veremos cómo evoluciona…

7 Thoughts on “¡Pon en orden todas tus cosas! Getting Things Done

  1. Otra aproximación para la decisión sobre las cosas a hacer es la matriz de Eisenhower, que divide en cuatro categorías cualquier stuff:

    http://blog.lodewijkvdb.com/2007/06/coveys_habit_3_.html

    Sobre esto, he visto propuestas para implementarlo con un fondo de escritorio y un programa de notas 🙂

    http://www.kdedevelopers.org/node/2986

  2. No está mal, quizá un poco complejo para la idea tan simple que subyace.
    Yo le añadiría el contexto de relax, sin tareas, sólo con una duración fijada, para prohibirte pensar en nada relacionado con el trabajo. Es lo más parecido al GTD que hago yo.

  3. Hola:

    ¿No te gustaba el enlace en cristiano? http://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

    La verdad es que estoy necesitando algo de esto. Pierdo generalmente más tiempo pensando que hacer a continuación de todas las cosas que tengo que hacer que en hacerlo.

    Me lo leeré con calma -es cristiano- 😉

    Se bueno.

  4. @Héctor, ese modelo, como la gran mayoría (todos vamos) consiste en en definitiva ordenar las cosas por prioridad, qué es más o menos importante. En GTD lo novedoso son los contextos.

    @Dorian, ahí está la gracia, es totalmente simple (otra cosa es que yo me explique como el culo) pero por detrás tienes un proceso (de workflow) elaborado e intuitivo (ponerlo en práctica es trivial e incluso natural) para organizarte. La clave es tener un método para aplicarlo que te resulte cómodo.

    @chuidiang, la verdad que ni he mirado que estaba en español, como el libro está (creo) solo en inglés, ni se me ha ocurrido. Cambiado :). Miratelo que a mi me pasa igual que a ti, siempre dándole vueltas a la cabeza de qué hacer…

  5. Hace tiempo ya que uso el iGTD para esto de organizarse y al principio es un follon, luego se me olvidan poner cosas… util pero hay que dedicarle tiempo xD

    Al final siempre muero al palo de apuntar y detallar todo en cuadernos y en listas secundarias añadidas…

    Si llevara el iGTD en algo portatil todo el dia encima.. vamos… se acabaron todos mis problemas xD

  6. Si no te resulta útil esa aplicación usa otro método. Para la mayoría de la gente, posiblemente la mejor solución sea una Hipster PDA, el papel y boli son las herramientas más infravaloradas. Y las más útiles.

    Inicialmente estuve pensando en hacerme/comprarme una, pero ahora uso Google notebook, pero porque estoy todo el puto día sentado en una silla en uno (curro) u otro (casa) lugar delante de una pantalla.

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